Hoe beheers je de complexiteit van schoonmaak?

Posted on May 11, 2021

Simons Halal Food in Roermond maakt gebruik van de softwaremodule HIMS. Aanleiding voor het inzetten: de behoefte om de schoonmaakwerkzaamheden van de interne afdelingen en het externe schoonmaakbedrijf frequenter én beter te kunnen controleren.

De behoefte van voedingsmiddelenbedrijven om grip te krijgen op de complexe organisatie van de schoonmaak - en daarmee op het resultaat - groeit. Eco2Clean heeft de complexiteit van de schoonmaak in een softwaremodule vervat: HIMS. Een module die veel verder gaat dan alleen het registreren van schoonmaak- en inspectieresultaten. Lianne Slots, QA medewerker van Simons Halal Food, vertelt erover.

Efficiënte werkwijze
Simons Halal Food produceert kwalitatief hoogwaardige halal vleeswaren en levert deze producten aan importeurs, distributeurs en groothandelsbedrijven over de hele wereld. De moderne productielocatie behoort tot een van de grootste en modernste van Europa. “Ondanks de groei die het bedrijf de afgelopen jaren doormaakte, heerst er nog steeds de cultuur van een echt familiebedrijf”, vertelt Lianne. “Kwaliteit, service, flexibiliteit, continuïteit en persoonlijk contact staan hier hoog in het vaandel.” Voor de controle van de dagdagelijkse en periodieke reiniging op de verschillende afdelingen, gebruikt Simons HIMS. “Hierin rapporteren we afwijkingen tijdens de oplevering van productie aan het externe schoonmaakbedrijf en tijdens de oplevering van de gereinigde afdelingen door schoonmaak aan productie. Dit zorgt voor een efficiënte werkwijze, Ook geeft HIMS alle betrokkenen meer inzicht in elkaars werkzaamheden en verbetert de communicatie over en weer door de terugkoppelmomenten die er zijn. Alle procedures en te reinigen objecten staan in de module beschreven. Wijzigingen in processen die van invloed zijn op de poetsmomenten en werkzaamheden, zijn eenvoudig te verwerken. Ook plannen we de Listeria swabs, agar- en pH-controles in. We nemen de terugmeldingen er in op en voegen de uitkomsten van visuele controlerondes toe.”

HIMS app
”Afwijkingen en verbeteringen die tijdens de controlerondes worden geconstateerd, worden ter plaatse in HIMS vastgelegd. Zo zijn alle betrokkenen in één keer op de hoogte van wat er speelt”, aldus Lianne. De app wordt gebruikt door de voormannen van de verschillende afdelingen, de productieleiders, het externe schoonmaakbedrijf en de kwaliteitsdienst. Zij kunnen daarmee allemaal direct op meldingen reageren, risicovolle situaties opmerken en zo nodig toelichten. “Ook kunnen ze ter plaatse gemaakte foto’s van afwijkingen direct aan een object koppelen”, vervolgt ze. “Prettig, want een foto verduidelijkt vaak heel goed waarom een object is afgekeurd. Voorheen ging er bij de controle van de oplevering door de schoonmaak een papieren lijst van afdeling naar afdeling. Nu komt er bij het terugmelden geen papierwerk meer aan te pas. Dat levert tijdswinst op. Maar het belangrijkste is dat het gebruik van de app zorgt voor een betere oplevering van de eindschoonmaak.

Trendanalyses
Eco2Clean stuurt maandelijks een rapportage met een aantal trendanalyses toe. Welke dat zijn, is afhankelijk van de wens van de klant. Simons Halal Food kiest voor toezending van een rapportage in geval van afwijkingen na dagelijkse of periodieke activiteiten. “Het is daarnaast heel eenvoudig om zelf vanuit HIMS trendanalyses te genereren”, vindt Lianne, “want alle data zijn te exporteren naar Excel. Voorheen was het veel uitzoekwerk om de juiste gegevens vanaf papier te verzamelen. Nu leggen we de verbeterpunten per afdeling, object en machine vast in de module. Dit is waardevolle input voor onze maandelijkse evaluatiegesprekken met het externe schoonmaakbedrijf.

Audits
“We hebben hiermee ook een belangrijke informatiebron tijdens audits’, besluit Lianne. “Wanneer een auditor vraagt naar de reiniging- en desinfectiemodule, pakken we HIMS erbij om uitleg te geven over de werkwijze. De app biedt tijdens een audit ook ondersteuning bij vragen over omgevingsonderzoek, listeria swabs en agarcontroles. De auditor kan alle uitgevoerde handelingen achteraf evalueren, wat bijdraagt aan het optimaliseren en borgen van de kwaliteit van de schoonmaak en hygiëne.”

Business units
Eco2Clean ICT ondersteunt bedrijven met systemen en software waarmee veel beter inzicht wordt verkregen in de werkelijke prestaties en problemen tijdens de schoonmaak.“Zonder de juiste gegevens is er geen analyse mogelijk en krijgt een bedrijf niet het juiste inzicht in de werkelijke problemen”, legt Gert Visscher, directeur/eigenaar van Eco2Clean uit. “Voor klanten die behoefte hebben aan ondersteuning op het gebied van schoonmaak, is er Eco2Clean Consultancy. Deze business unit biedt, onafhankelijk van de levering van producten, maatwerk-ondersteuning door zeer ervaren mensen gespecialiseerd in de food-schoonmaak.”