Met HIMS-app realtime inzicht in schoonmaak!

Posted on March 13, 2018

Kent u dat? De productietijd zit erop voor vandaag, het productiepersoneel inclusief het bedrijfsmanagement verlaat het pand en de schoonmaakploeg gaat aan de slag. Wat er vervolgens in de productieruimte gebeurt, waar de schoonmaakmedewerkers tegenaan lopen, wat er beter kan, daarop heeft u als management weinig of geen zicht. De nieuwe HIMS-app, die dit voorjaar beschikbaar komt, maakt het managen van de schoonmaak binnen een bedrijf nog beter beheersbaar. Deze app heeft als voordeel dat het management niet ter plaatse bij de schoonmaak aanwezig hoeft te zijn, maar het wél op ieder gewenst moment op afstand kan volgen.

Domotica voor productiebedrijf
Enkele jaren geleden ontwikkelde en introduceerde Eco2Clean voor haar klanten het Hygiene Information Management System (HIMS), een software tool dat op een gestructureerde, efficiënte en daarmee kostenbesparende wijze alle schoonmaakactiviteiten en de daaraan verbonden kwaliteitseisen en kostenpatronen met elkaar in verband brengt. Van daaruit is vervolgens de appversie van HIMS ontwikkeld. Daarmee kan à la minute worden gezien wat er niet goed gaat in de fabriek.

Medewerkers van productie en schoonmaak die elkaar bijna niet treffen maar wel nodig hebben, kunnen met deze app nog eenvoudiger en sneller met elkaar communiceren. Een inspectie wordt met de mobiele telefoon in de hand vlot uitgevoerd. Resultaten van de vorige inspectie, openstaande aandachtspunten, het moment van volgende inspectie, zijn voorbeelden van beschikbare informatie. Het schoonmaakpersoneel kan foto’s maken van situaties, deze vastleggen en direct delen. In de ochtend controleert de productie de kwaliteit van de schoonmaak, maakt zo nodig foto’s en plaatst deze in dezelfde app. Het bedrijfsmanagement kan dit alles via deze app doorlopend volgen, als een vorm van domotica, maar dan voor een productiebedrijf.

Productie en schoonmaak
De voedingsindustrie heeft een hoog afbreukrisico als het om hygiëne gaat. De schoonmaak is een belangrijk onderdeel van het bedrijf en de bedrijfsvoering. Dat schoonmaken onlosmakelijk is verbonden met de productie binnen het bedrijf, wordt inmiddels meer erkend. Bedrijven die weten dat de hygiëne niet optimaal is maar niet direct de oplossing zien, vragen Eco2Clean om mee te kijken. De aandacht voor productie en schoonmaak moet van eenzelfde niveau zijn. Heel vaak is het niet-managen van de schoonmaak door de klant het probleem. Om dat te veranderen, moet de klant eerst voor zichzelf vast te stellen hoe alle bedrijfsactiviteiten in de praktijk verlopen. Een simpel voorbeeld met grote gevolgen: de afspraak met de productie is dat de fabriek voor de schoonmaak veegschoon wordt opgeleverd. Maar in de praktijk blijkt dat de schoonmaakmedewerkers dagelijks nog een uur kwijt zijn aan het opruimen van bijvoorbeeld vleesresten en verpakkingsmateriaal, die de productie heeft achtergelaten. Dit betekent dat er een uur minder aan de schoonmaakwerkzaamheden kan worden besteed, wat consequenties kan hebben voor het uiteindelijke hygiëneniveau.

Organiseren schoonmaak
Eco2Clean adviseert bedrijven de schoonmaak zoveel mogelijk in eigen beheer uit te voeren, want eigen schoonmaakmedewerkers zijn directer aan te sturen. Wie aan de slag gaat met het, al dan niet opnieuw, zelf organiseren van de schoonmaak, doorloopt met Eco2Clean drie stappen. Er moet antwoord worden gegeven op een aantal vragen: zijn alle randvoorwaarden aanwezig om goed te kunnen schoonmaken? Zijn de schoonmaakwerkzaamheden in het schoonmaakplan volledig en duidelijk omschreven? In de praktijk wordt gekeken of de werkzaamheden in de goede volgorde en efficiënt worden uitgevoerd. Knelpunten worden dan geregistreerd en besproken. Wanneer de basis van de schoonmaak staat, worden vervolgens verbeterpunten doorgevoerd en nauwgezet door Eco2Clean gevolgd. Na ongeveer een jaar wordt de schoonmaak op basis van alle opgedane ervaringen geoptimaliseerd. Met als eindresultaat een goede balans tussen de kwaliteit en kosten van de schoonmaak.

Linken data
Alle gegevens die verzameld zijn, worden opgeslagen in de software tool HIMS: wat er schoongemaakt moet worden, hoe dit moet gebeuren en wat het resultaat is van die actie. Ook het visuele en microbiologische resultaat van de schoonmaak, taken, personen, de te reinigen machines en het waterverbruik worden vastgelegd. De data die in deze software tool wordt verzameld, kunnen op eenvoudige wijze aan elkaar gelinkt worden waardoor er verbanden kunnen worden gelegd. Een voorbeeld: een machine vertoont altijd een microbiologische afwijking, ongeacht wie deze reinigt. Dan mag er geconcludeerd worden dat de machine door het ontwerp niet optimaal gereinigd kan worden. Hoe meer data er wordt verzameld, des te beter er gestuurd kan worden. Op tijdsbesteding, medewerkers, machines, reinigingsmiddelen en waterverbruik. Met de HIMS-app kan het management dit alles vervolgens op afstand realtime volgen.

Andere benadering schoonmaak
Deze tijd vraagt een andere benadering van de schoonmaak. Vroeger was de schoonmaak een soort black box voor iedereen. De schoonmaakploeg ging aan de slag waarbij je maar hoopte op een goede uitvoering. De eisen vanuit de overheid ten aanzien van voedselveiligheid zijn behoorlijk aangescherpt. Ook de retail vraagt meer en meer inzage in de organisatie van de hygiëne binnen de voor hun producerende bedrijven. Doordat de organisatie en uitkomsten van de schoonmaak op ieder moment volledig inzichtelijk zijn, wordt ook een audit anders beleefd. Gemaakte keuzes op het gebied van hygiëne kunnen goed worden onderbouwd. Een auditor kan uitkomsten daardoor beter plaatsen. Daardoor is niet de auditor maar het bedrijf leidend.